De Excel a un SIS en 30 días
Semana a semana: inventario, catálogos, alumnos y piloto de un grado. Criterios para salir de las hojas, sin magia.
Treinta días no es un milagro ni un SLA inventado. Es un calendario que colegios de 200–600 alumnos sí pueden sostener si hay dueña del proyecto, catálogos limpios y un grado piloto. Si prometen “el lunes apagamos todas las hojas”, van a encenderlas el martes en casa.
Esta guía no sustituye el acompañamiento de implantación. Plantillas de columnas ayudan; no adivinan homónimos. Producto: el mapa de producto. Criterios de compra: elegir software.
Semana 1: inventario y dueña del proyecto
Inventario: qué Excel vive (grupos, caja, documentos, admisiones), quién es el dueño real de cada archivo, qué duele en reinscripción. Dueña del proyecto: una persona que puede decidir “este grado sí, este comentario no”. Si dirección no patrocina, control escolar no va a pelearse con diez pestañas.
Inventario de accesos y del grupo de WhatsApp institucional. Roles. Comunicar.
Alta de la cuenta de prueba: comienza gratis. Demo de alcance: agenda una demo.
Semana 2: catálogos (grupos, conceptos, documentos)
Antes de los alumnos: ciclo, grados, grupos, turnos, conceptos de colegiatura, tipos de documento con vigencia, plantilla de boleta a groso modo. Basura en catálogos = basura en 400 fichas.
Conceptos de caja alineados al reglamento, no a apodos (“la de julio extra”). Pagos. el módulo de cobranza. Calendario del ciclo: SEP y operación.
Semana 3: alumnos y padres (calidad de CURP, duplicados)
Cargue un grado, no el plantel. Limpie CURP, homónimos, hermanos, tutores. El padre con tres hijos es la prueba del portal. Documentos: priorice acta, CURP, vigencia médica del ciclo; no el sótano. Expediente. el módulo de expedientes.
Duplicados: se resuelven antes del piloto de cobranza. Si hay dos fichas, hay dos saldos.
Semana 4: piloto de un grado + cobranza de un ciclo
El piloto no es “que se vea bonito”. Es: lista de grupo, un aviso, un estado de cuenta, un recordatorio (correo en trial; SMS según plan vigente en la página de precios), y si el colegio ya timbra, una factura muestra. CFDI. Morosidad. Portal.
Asistencia: un salón, no el kiosco de toda la reja. QR.
Qué no migrar (chismes en comentarios)
Celdas amarillas, “la mamá es difícil”, diagnósticos en una columna de observaciones de boleta, listas de deudores para el grupo. Eso es riesgo LFPDPPP y no es control escolar. Privacidad.
Admisiones: prospectos caducos de hace tres ciclos, no. CRM.
Criterios de “ya salimos de Excel”
- El grado piloto vive en el SIS como fuente: grupo, documentos, saldo.
- El Excel de ese grado pasa a lectura o archivo.
- Dirección ve pendientes de expediente y cartera sin pedir un archivo el domingo. Reportes.
- Un docente entra con su usuario, no con el de secretaría.
- Hay fecha para el siguiente grado, no “ya vimos que funciona” eterno.
Boletas: digitales SEP. RVOE: el software no lo otorga; el rastro ayuda. Checklist.
Cómo ayudan las plantillas (sin prometer magia)
Columnas con nombres estables (CURP, grupo, correo del tutor) reducen el mapeo. No corrigen un escaneo ilegible ni un RFC mal escrito. El OCR no es un milagro. La dueña del proyecto sigue siendo humana.
MiColegio.mx ofrece el espacio del colegio y el mapa de módulos; la calidad de la lista es del colegio. Mapa: el mapa de producto. Seguridad y aislamiento: la página de seguridad.
Checklist go-live del piloto
- Ciclo creado. 2. Un grado. 3. Padres con celular o correo. 4. Documentos mínimos. 5. Concepto de colegiatura. 6. Un pago de prueba o conciliación. 7. Un aviso. 8. Roles. 9. Backup / export de muestra. 10. Fecha del siguiente grado.
Contrato y salida: costo real. Términos: /legal/terminos.
Treinta días es un marco. Vacaciones ayudan. Un plantel de mil alumnos con tres Excel de caja no cabe en el mismo molde: parta por plantel o por nivel.
Errores que alargan el mes a un trimestre
Cargar “todos los comentarios”. Pelearse con el sótano de 2012. Tres dueños de proyecto. Informática eligiendo el flujo de IEDU. Piloto de todo el plantel el mismo lunes. WhatsApp del grupo como canal de alta de padres. Timbrar en producción el día 1 sin ficha fiscal. Kiosco de toda la reja antes de un salón. CRM de ferias de tres años. Prometer a dirección “cero Excel el viernes”.
Antídoto: un grado, catálogos primero, CURP desduplicada, documentos del ciclo, un aviso, un saldo, usuarios nominativos. El Excel de ese grado pasa a archivo. Fecha del siguiente. Roles. Expediente. Cobranza. Portal.
Control escolar no puede ser la única persona: si se enferma en la semana 3, el piloto muere. Un respaldo que sepa aceptar documentos basta. Dirección patrocina 30 minutos a la semana: desbloquea decisiones (qué no migrar).
Calendario: cargue inhábiles antes de marcar faltas. Calendario. Boletas: no cierre un periodo en Word en paralelo. Boletas. Factura: muestra con datos tapados, no 400 timbres de golpe. CFDI.
Al día 30, escriba qué sigue vivo en hoja y por qué. Eso es un plan, no una derrota.
Preguntas frecuentes
¿Se puede hacer en vacaciones?
Suele ser el mejor momento: hay control escolar, no hay fila de padres y se puede pilotoar un grado. Agosto es el peor mes para descubrir duplicados de CURP.
¿Cuánta gente interna se necesita?
Una dueña o dueño del proyecto (dirección o administración) y control escolar. Informática ayuda con correos y red. No hace falta un comité de quince personas el día uno.
¿Qué pasa con los ciclos cerrados?
No los migre enteros si nadie los consulta. Priorice el ciclo vivo y un kárdex de muestra. El histórico se carga por demanda. Los comentarios en amarillo se quedan atrás.
¿En 30 días apagamos todas las hojas?
El criterio de salida es un grado en piloto más cobranza de un ciclo, no ‘cero Excel en el sótano’. Las hojas de un taller optativo pueden vivir un mes más. Honestidad, no eslogan.