Roles y permisos en control escolar
Quién ve el expediente del alumno, quién no, y por qué el usuario admin para todos es un mito caro en el colegio.
El mito del usuario “admin para todos” nace de la prisa de agosto. Secretaría comparte una clave. El suplente entra. En noviembre nadie sabe quién cambió una calificación. En junio esa persona ya no trabaja en el colegio y la clave sigue viva. Un SIS sin roles es un archivero con más pantallas.
Pida la matriz en vivo en la demo, no un PDF de “seguridad”. Producto: el mapa de producto. la página de seguridad.
El mito del usuario “admin para todos”
Síntomas: un solo login, bitácora vacía, el maestro de computación ve becas, el padre ve un directorio. Contraste: usuarios nominativos, mínimo privilegio, corte al día de la baja.
Excel compartido en Drive tiene el mismo problema con otro nombre. De Excel a SIS. Qué es un SIS.
Roles típicos (dirección, control, docente, psicología, caja, padre)
| Rol | Suele ver | No suele ver |
|---|---|---|
| Dirección | Tablero, excepciones, personal | Detalle clínico si el colegio lo reserva |
| Control escolar | Grupos, documentos, boletas, altas | Notas de psicología; a veces caja |
| Docente | Su grupo, captura, asistencia | RFC, INE, saldo, otros grupos |
| Psicología | Su agenda, notas con resguardo | Caja; a veces calificaciones según política |
| Caja / administración | Saldos, pagos, CFDI | Expediente médico, custodia |
| Padre / tutor | Sus hijos | Compañeros, RFC de otros, tablero de dirección |
| Admisiones | Prospectos | Alumnos inscritos salvo conversión |
Ajuste la tabla a su organigrama. Lo importante es que el software pueda recortarla. Admisiones. Expediente.
Expediente médico y custodia: mínimo privilegio
Alergias en un listado de “todo el staff” pueden ser necesidad de seguridad; el PDF del diagnóstico, no. Custodia: portería necesita saber quién recoge; el taller de teatro no. Bitácora de quién abrió el oficio.
LFPDPPP: colegios. Aviso: el aviso de privacidad.
Bitácora: si no se audita, no existe
Registre: cambio de calificación cerrada, descarga de INE, timbrado, cambio de grupo, alta/baja de usuario. Si “se puede apagar la bitácora para ir más rápido”, apáguela en la cotización y márchese.
Junio: altas y bajas de personal. El rol se retira el mismo día, no “cuando control escolar tenga tiempo”. Calendario.
Altas y bajas de personal en junio
Lista de salida: usuario, dispositivos, grupos de WhatsApp institucionales, llaves, kiosco. El SIS cubre la cuenta. El grupo de WhatsApp del plantel es otro inventario. Comunicar.
Un docente que se va no debe seguir viendo el grupo del próximo ciclo.
Cómo revisarlo en la demo (matriz en vivo)
Guion de 15 minutos:
- Entre como docente: no RFC.
- Como padre: un hijo, no el grupo.
- Como caja: saldo, no nota clínica.
- Baje al docente y pruebe el login.
- Pida el registro de un cambio de boleta.
- Dos planteles: que no se vean alumnos ajenos si son razones distintas.
Datos en México y tenant: hosting. Demo: agenda una demo. Prueba: comienza gratis. Precios: la página de precios.
Casos que rompen el “admin para todos”
Suplente de una semana. Entra con el usuario del titular “porque es más fácil”. Ve RFC, saldo y, si el titular tenía más grupos, alumnos que no le tocan. Al viernes se va y la clave sigue. El modelo correcto: un usuario temporal de docente, solo los grupos del suplente, vencimiento el viernes. Si el SIS no puede caducar un acceso, el colegio tendrá que recordar el viernes… y no lo hará.
Psicología y la boleta. Un colegio deja ver calificaciones para contexto; otro no. Ambos pueden ser coherentes. Lo incoherente es que psicología vea caja “porque a veces hay beca”. La beca la ve administración; el informe clínico no viaja a tesorería. Documente la política en una página, no en un chat.
Custodia en portería. El guardia necesita un sí/no y un nombre autorizado. No necesita el PDF del juzgado en la pantalla de la caseta, visible para quien haga fila. El SIS puede mostrar un campo operativo y guardar el oficio bajo rol de control escolar. Eso es mínimo privilegio, no falta de transparencia.
Caja y el certificado médico. Cobrar no autoriza a leer alergias. Si hay un recargo de comedor por dieta, el concepto de caja basta. El PDF médico queda en expediente con rol restringido.
Padre con dos hogares. Dos tutores, permisos distintos: quién paga, quién descarga boleta, quién autoriza salida. Si ambos entran con la misma clave “familia”, el sistema no distingue. Usuarios nominativos. Bitácora si uno descarga la INE del otro.
Baja en junio y el grupo de WhatsApp. El SIS corta el login. El grupo de docentes sigue con el número personal. Inventario de canales: mismo día. Comunicar.
Dos planteles, una secretaria. Si son la misma razón social y el colegio lo decide, un rol puede ver ambos. Si son dos colegios, no. Pida la prueba en demo: alumno del plantel B no aparece en A.
Cambio de calificación en junio. Dirección autoriza, control escolar ejecuta, docente se entera, padre ve el PDF nuevo. Sin bitácora, hay tres versiones. Con bitácora, hay una discusión sobre el fondo, no sobre “quién tocó la celda”.
Preguntas para el contrato y para TI
- ¿Los usuarios son nominativos y se pueden desactivar al minuto?
- ¿Hay MFA opcional para dirección y caja? (Pídalo; no lo dé por sentado.)
- ¿El log se exporta si hay una queja formal?
- ¿Soporte del proveedor entra al tenant? ¿Queda registro? Datos en México.
- ¿Un “modo demo” del vendedor usa datos reales de menores? Debe ser no.
Capacitación: quince minutos por rol, no una hora de tour. El docente necesita su grupo. Caja necesita conciliar. Dirección necesita la matriz. Mezclarlos en una sola sesión produce la clave compartida al día siguiente.
Errores frecuentes: copiar permisos de “el colegio anterior”; dar a informática rol de control escolar; dejar el usuario del fundador con todo “por si acaso”; no revisar accesos en diciembre. Una revisión trimestral de usuarios activos es más barata que un incidente.
MiColegio.mx aísla el colegio y trabaja con roles; no afirma que “el cumplimiento se acaba al contratar”. El colegio sigue definiendo quién es psicología y qué ve.
Boletas y cierre de periodo: boletas SEP. Facturación: el módulo de facturación.
Preguntas frecuentes
¿El maestro ve el RFC del padre?
No debería. El RFC es dato fiscal de caja y facturación. El docente ve grupo, asistencia y lo académico que le toca. Si el sistema no puede ocultarlo, no tiene roles.
¿Psicología ve calificaciones?
Solo si el colegio lo define. A veces sí, para contexto; a veces no. Lo que no debe ver es caja, ni el grupo completo de INEs. La nota clínica no es boleta.
¿Un padre ve a otros alumnos del grupo?
No. Ve a sus hijos, su saldo, sus avisos. Una lista de grupo con CURP en el portal familiar es un incidente.
¿Hace falta un usuario admin compartido en secretaría?
Es el antimodelo. Cada persona con su usuario. En junio, la baja de personal corta el acceso el mismo día. La contraseña en un post-it no es contingencia: es brecha.